AREAI. GESTION DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES. (30h)

Tema 1. La organización y planificación del trabajo.

I. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.

II. Medios y métodos de trabajo.

III. La planificación como hábito:

A. El lugar de trabajo. La oficina y su organización.

B. Preparación previa de la jornada de trabajo.

IV. Priorización.

A. Formas de fijar prioridades.

B. Lo urgente y lo importante.

V. Organización.

A. Reagrupación y simplificación.

B. Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada.

VI. Delegación.

VII. Control y ajuste. El control del tiempo.

A. Ladrones de tiempo.

B. Cálculo del valor del tiempo. Técnica de medición temporal del trabajo.

C. Métodos de optimización del tiempo.

D. El reloj biológico. La curva de la actividad y la fatiga.

E. El tiempo y el estrés.

F. Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo.

Instalación. Funciones y procedimientos de las aplicaciones.

VIII. La calidad en los trabajos de secretariado.

IX. Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, proactividad, creatividad e innovación.

X. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.

XI. El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios.

XII. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización.

XIII. Prevención de riesgos laborales.

A. Normativa actual. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

B. La carga de trabajo, la fatiga y la insatisfacción laboral.

C. Criterios ergonómicos.

Tema 2. Procesos y procedimientos del tratamiento de la información en la empresa. El archivo.

I. Flujo documental en la empresa.

II. Clasificación de los documentos.

A. Vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables.

B. Documento, informe, expediente, dossier, valija y otros.

C. Reservado, restringido, privado, público.

D. Métodos: ordenación alfabética, numérica, por índice temático, cronológica y toponímica.

E. Sistemas: tradicional, ordenador, microfilmar documentos. Soportes de archivo.

III. Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.

IV. El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso.

V. Inclusiones, extracciones y expurgo-.

VI. Gestión documental informática -“oficina sin papeles”-.

VII. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.

Tema 3. La agenda.

I. Tipos de agenda.

A. Manual.

B. Electrónica.

C. Ordenador.

II. Secciones de la agenda.

A. Planificación -dietario, semanal, mensual, anual, tareas, actividades-.

B. Gestión (notas, mensajes, reuniones, gastos, viajes).

C. Información -teléfonos y direcciones, clientes, restaurantes, onomásticas-.

D. Accesorios.

III. Gestión de agendas.

A. La agenda del directivo -la de planificación y la de control-.

B. La agenda del asistente.

C. Normas para el buen uso de la agenda.

AREA II. ORGANIZACION DE REUNIONES Y EVENTOS. (60h)

Tema 1. Organización de reuniones

I. Tipos de reuniones:

A. De información: ascendente, descendente y horizontal -comisiones de trabajo, grupos de decisión.-

B. Ordinarias.

C. Extraordinarias.

D. Formales.

E. Medias -grupos de calidad, comité de empresa, reunión de ventas-.

F. Informales -reunión departamento, planning semanal y otros-.

G. Internas -junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas-.

H. Externas -mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación-.

II. Planificación de las reuniones.

III. Preparación de las reuniones.

A. Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés.

B. Presupuesto.

C. Registro de fechas en agendas.

D. Lista de control.

E. Lista de participantes.

F. Material de apoyo -pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-

G. Tarjetas -colocación de los integrantes-precedencias-.

H. Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.

IV. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.

A. Orden del día.

B. Convocatoria -dentro o fuera de la empresa-. Texto de la convocatoria.

V. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, almuerzo y otros).

VI. Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-. 

VII. El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, atender-.

VIII. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:

A. Cuestionario de evaluación.

B. Acta resumen -elaboración borrador, envío, libro de actas-.

C. Informe.

D. Informe económico.

E. Seguimiento de acuerdos.

F. Archivo del dossier de la reunión.

Tema 2. La negociación

I. Elaboración de un plan de negociación.

II. Tipos o niveles:

A. Interpersonal.

B. Empresarial.

C. Política.

III. Participantes.

A. Directamente.

B. Con representantes.

C. Con conciliador, mediador o árbitro.

IV. Fases de la negociación:

A. Preparación: obtención de información, diagnóstico de la situación, valoración del poder de negociación, fijación de objetivos, planeamiento de la estrategia.

B. Gestión: creación de un clima agradable, avance y afianzamiento, replanteamiento de los objetivos, entendimiento y acuerdo.

C. Cierre. Documentación del acuerdo.

V. Recursos psicológicos en la negociación:

A. Asertividad.

B. Autoconocimiento.

C. Autoestima.

D. Las pequeñas cesiones.

E. Las buenas maneras.

VI. Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.

VII. Los presupuestos y contratos:

A. Los presupuestos, implicaciones legales.

B. Contrato de compraventa mercantil, de suministro, de servicios y de obra.

C. Contenido del contrato. Cláusulas y aspectos más destacados de cara a la negociación.

Tema 3. Organización de eventos

I. Objetivos.

II. Presupuesto.

III. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.

A. Congresos y conferencias.

B. Visitas guiadas.

C. Visitas de delegaciones extranjeras.

D. Visitas de otras empresas o instituciones.

E. Inauguraciones y aniversarios.

F. Entregas de premios.

G. Asambleas.

H. Conferencias.

I. Exhibiciones comerciales o ferias (temporales o permanentes).

J. Colocaciones de primera piedra y botaduras.

K. Juntas de accionistas.

L. Seminarios, foros y simposios.

LL. Ruedas y comunicados de prensa.

IV. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.

A. Lugar.

B. Fecha y horarios.

C. Calendario de actos.

D. Recursos económicos. Estimación real de los medios.

E. Asistentes -confirmaciones, anulaciones, en reserva-.

F. Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.

G. Material de apoyo -pizarra adhesiva, o magnética, rotafolio, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-.

H. Tarjetas -colocación de los integrantes- precedencias-.

I. La documentación previa de los eventos: invitación, convocatoria, saluda, la credencial, dossier, folleto informativo, programa.

J. La documentación posterior al evento: informe, resultados económicos, la certificación del evento.

V. Listado de comprobaciones.

VI. El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.

VII. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:

A. Calidad.

B. Plazos y medios de entrega.

C. Acuerdos verbales o contractuales.

D. Servicios post-venta.

VIII. Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:

A. Precios de mercado.

B. Condiciones y plazos de pago.

C. Descuentos y bonificaciones.

IX. Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:

A. Monedas y billetes -normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país-.

B. Tarjetas bancarias -crédito y débito-.

C. Cheques de viaje y euro-cheques.

D. Transferencia y domiciliación bancarias.

E. Empresas dedicadas al envío de dinero.

F. Internet.

G. Medios internacionales de pago básicos.

X. Documentos de cobro y pago.

A. Notas de entrega y albaranes.

B. Facturas -pro-forma y definitiva-.

C. Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería -libro auxiliar de caja, arquero de caja, libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria-.

Tema 4. El protocolo empresarial

I. Tratamientos dentro de la empresa.

A. Uso del “tú” y del “usted”.

B. Tratamiento en la recepción de personalidades y autoridades.

II. Recepción de las visitas.

A. El saludo y las presentaciones.

B. Obligaciones con los visitantes.

C. La precedencia en pasillos y escaleras.

D. Las esperas.

E. La puntualidad.

III. El restaurante como parte de la oficina.

A. Tipos de agasajos: desayuno de trabajo, coffee break, brunch, vino español, brindis, almuerzo, snack, cena, recepción o cóctel.

B. Reglas que gobiernan la comida. Tipos de mesas -negociación, firma de acuerdos- y ornamentación.

C. La atención al invitado. Colocación de los asistentes -anfitrión, precedencias, presidencias, autoridades y personalidades-.

IV. RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.

A. Clasificación -carácter general y especial- y presidencia de los actos.

B. Normas de precedencia.

V. El regalo en la empresa.

A. Obsequiados y obsequiantes.

B. Fiestas de Navidad, cumpleaños, antigüedad, jubilaciones, visitas, campañas.

VI. La etiqueta en hombres y mujeres.

VII. Ubicación correcta de los símbolos:

A. Banderas –ordenaciones-.

B. Himnos, escudos y condecoraciones.

VIII. La imagen y la empresa.

A. Estilo, operaciones y campañas.

B. La identidad corporativa. Mensajes verbales, simbolismo, el logo, comportamiento, la opinión pública. 

AREA III. ORGANIZACION DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES. (30h)

Tema 1. Servicios y productos de las agencias de viajes

I. Condiciones de la contratación de un servicio:

A. Paquete turístico y viaje combinado.

B. Las reservas y su gestión. Tipos de reservas.

C. Las tarifas. Concepto y tipos.

D. Modificaciones y anulaciones.

II. Seguros de viaje, médicos y de automóviles.

III. Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales.

IV. Medios de realización: Internet, teléfono y otros.

V. Derechos del viajero:

A. Equipajes.

B. Retrasos.

C. Overbooking.

D. Cambios de horario.

E. La protección de consumidores y usuarios. Derechos y obligaciones del cliente y de la agencia.

VI. Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas.

A. Documentación.

B. Normativa comunitaria, estatal, autonómica e internacional.

VII. Características y funciones de organismos oficiales:

A. Embajadas.

B. Consulados.

C. Oficinas de Turismo.

D. Acuerdos bilaterales entre países.

Tema 2. Organización del viaje

I. Objetivos del viaje.

II. Presupuesto.

III. Lista de comprobación y confirmación.

IV. Documentación necesaria anterior al viaje:

A. Visados.

B. Pasaportes -ordinarios y especiales-.

C. DNI.

D. Permiso de conducir

V. Gestión de las necesidades del país o países que se visiten:

A. Vacunación.

B. Permisos especiales.

C. Control de aduanas.

D. Equipajes.

E. Cambio de huso horario.

F. Divisas.

VI. Itinerarios.

VII. Medios de transporte.

VIII. Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto.

IX. Visitas turísticas.

X. Información cultural y genérica.

Tema 3. Planificación del viaje

I. Medios de locomoción.

II. Horarios.

III. Reservas de transporte.

A. Billetes.

B. Justificantes.

IV. Alojamientos y tipos de pensión.

A. Menús -genéricos y dietas especiales por motivos de salud o creencias religiosas-.

V. Medios de cobro y pago:

A. Monedas y billetes -normativa vigente para la entrada y salida del país, cantidades-.

B. Tarjetas bancarias:-de crédito y de débito-.

C. Cheques de viaje.

D. Euro-cheques.

E. Internet.

F. Medios internacionales de pago básicos.

G. Cálculo del cambio.

VI. Intérpretes.

VII. Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas audiovisuales-.

VIII. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.

IX. La oficina móvil.

X. La agenda de reuniones.

Tema 4. Documentación posterior al viaje

I. Informe económico.

II. Justificantes.

III. Notas de entrega.

IV. Albaranes.

V. Facturas pro-forma.

VI. Facturas definitivas.

VII. Seguimiento de acuerdos.

VIII. Evaluación y análisis de resultados.

IX. Archivo.

X. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales.

Tema 5. Protocolo nacional e internacional y usos sociales.

I. Invitaciones en España y en el extranjero.

II. Forma y contestación de las invitaciones.

III. Obligaciones con los visitantes.

IV. Protocolo y comunicación en países de religión musulmana.

V. Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica.

VI. Protocolo y comunicación en diversos países.

VII. Diplomacia en la Unión Europea.

VIII. Decálogo del protocolo empresarial internacional.