Tema 1. Organización de reuniones

I. Tipos de reuniones:

A. De información: ascendente, descendente y horizontal -comisiones de trabajo, grupos de decisión.-

B. Ordinarias.

C. Extraordinarias.

D. Formales.

E. Medias -grupos de calidad, comité de empresa, reunión de ventas-.

F. Informales -reunión departamento, planning semanal y otros-.

G. Internas -junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas-.

H. Externas -mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación-.

II. Planificación de las reuniones.

III. Preparación de las reuniones.

A. Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés.

B. Presupuesto.

C. Registro de fechas en agendas.

D. Lista de control.

E. Lista de participantes.

F. Material de apoyo -pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-

G. Tarjetas -colocación de los integrantes-precedencias-.

H. Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.

IV. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.

A. Orden del día.

B. Convocatoria -dentro o fuera de la empresa-. Texto de la convocatoria.

V. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, almuerzo y otros).

VI. Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-. 

VII. El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, atender-.

VIII. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:

A. Cuestionario de evaluación.

B. Acta resumen -elaboración borrador, envío, libro de actas-.

C. Informe.

D. Informe económico.

E. Seguimiento de acuerdos.

F. Archivo del dossier de la reunión.

Tema 2. La negociación

I. Elaboración de un plan de negociación.

II. Tipos o niveles:

A. Interpersonal.

B. Empresarial.

C. Política.

III. Participantes.

A. Directamente.

B. Con representantes.

C. Con conciliador, mediador o árbitro.

IV. Fases de la negociación:

A. Preparación: obtención de información, diagnóstico de la situación, valoración del poder de negociación, fijación de objetivos, planeamiento de la estrategia.

B. Gestión: creación de un clima agradable, avance y afianzamiento, replanteamiento de los objetivos, entendimiento y acuerdo.

C. Cierre. Documentación del acuerdo.

V. Recursos psicológicos en la negociación:

A. Asertividad.

B. Autoconocimiento.

C. Autoestima.

D. Las pequeñas cesiones.

E. Las buenas maneras.

VI. Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.

VII. Los presupuestos y contratos:

A. Los presupuestos, implicaciones legales.

B. Contrato de compraventa mercantil, de suministro, de servicios y de obra.

C. Contenido del contrato. Cláusulas y aspectos más destacados de cara a la negociación.

Tema 3. Organización de eventos

I. Objetivos.

II. Presupuesto.

III. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.

A. Congresos y conferencias.

B. Visitas guiadas.

C. Visitas de delegaciones extranjeras.

D. Visitas de otras empresas o instituciones.

E. Inauguraciones y aniversarios.

F. Entregas de premios.

G. Asambleas.

H. Conferencias.

I. Exhibiciones comerciales o ferias (temporales o permanentes).

J. Colocaciones de primera piedra y botaduras.

K. Juntas de accionistas.

L. Seminarios, foros y simposios.

LL. Ruedas y comunicados de prensa.

IV. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.

A. Lugar.

B. Fecha y horarios.

C. Calendario de actos.

D. Recursos económicos. Estimación real de los medios.

E. Asistentes -confirmaciones, anulaciones, en reserva-.

F. Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.

G. Material de apoyo -pizarra adhesiva, o magnética, rotafolio, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-.

H. Tarjetas -colocación de los integrantes- precedencias-.

I. La documentación previa de los eventos: invitación, convocatoria, saluda, la credencial, dossier, folleto informativo, programa.

J. La documentación posterior al evento: informe, resultados económicos, la certificación del evento.

V. Listado de comprobaciones.

VI. El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.

VII. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:

A. Calidad.

B. Plazos y medios de entrega.

C. Acuerdos verbales o contractuales.

D. Servicios post-venta.

VIII. Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:

A. Precios de mercado.

B. Condiciones y plazos de pago.

C. Descuentos y bonificaciones.

IX. Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:

A. Monedas y billetes -normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país-.

B. Tarjetas bancarias -crédito y débito-.

C. Cheques de viaje y euro-cheques.

D. Transferencia y domiciliación bancarias.

E. Empresas dedicadas al envío de dinero.

F. Internet.

G. Medios internacionales de pago básicos.

X. Documentos de cobro y pago.

A. Notas de entrega y albaranes.

B. Facturas -pro-forma y definitiva-.

C. Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería -libro auxiliar de caja, arquero de caja, libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria-.

Tema 4. El protocolo empresarial

I. Tratamientos dentro de la empresa.

A. Uso del “tú” y del “usted”.

B. Tratamiento en la recepción de personalidades y autoridades.

II. Recepción de las visitas.

A. El saludo y las presentaciones.

B. Obligaciones con los visitantes.

C. La precedencia en pasillos y escaleras.

D. Las esperas.

E. La puntualidad.

III. El restaurante como parte de la oficina.

A. Tipos de agasajos: desayuno de trabajo, coffee break, brunch, vino español, brindis, almuerzo, snack, cena, recepción o cóctel.

B. Reglas que gobiernan la comida. Tipos de mesas -negociación, firma de acuerdos- y ornamentación.

C. La atención al invitado. Colocación de los asistentes -anfitrión, precedencias, presidencias, autoridades y personalidades-.

IV. RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.

A. Clasificación -carácter general y especial- y presidencia de los actos.

B. Normas de precedencia.

V. El regalo en la empresa.

A. Obsequiados y obsequiantes.

B. Fiestas de Navidad, cumpleaños, antigüedad, jubilaciones, visitas, campañas.

VI. La etiqueta en hombres y mujeres.

VII. Ubicación correcta de los símbolos:

A. Banderas –ordenaciones-.

B. Himnos, escudos y condecoraciones.

VIII. La imagen y la empresa.

A. Estilo, operaciones y campañas.

B. La identidad corporativa. Mensajes verbales, simbolismo, el logo, comportamiento, la opinión pública.